Hur säkerställer man en effektiv KYC-process?

Vad betyder KYC?

KYC (know your customer) handlar helt enkelt om riskhantering och att minska ekonomisk brottslighet. Det är ett nyckelbegrepp för att undvika penningtvätt och bör också skydda dig från att göra affärer med en brottsling. Kort sagt handlar det om att känna kunden, både när det gäller identitet och finansiell verksamhet, och att identifiera den risk som kunden kan utgöra. Att inrätta effektiva KYC-processer är avgörande både för att följa lagen och för att säkerställa en effektiv affärsmodell i din organisation.

Vad är skillnaden mellan KYC och AML?

Båda termerna används ofta i samband med penningtvätt. De två termerna har dock mycket olika betydelser.

AML (Anti-money laundering) avser mer reglering och lagar som direkt syftar till att bekämpa ekonomisk brottslighet.

KYC (know your customer) är en process för att kontrollera identiteten på sina kunder. Genomförandet av en KYC-process är ett exempel på ett krav som fastställs i AML-lagstiftningen.

4 steg för en effektiv KYC-process

Om ditt företag är ett finansinstitut riskerar du böter, sanktioner eller allmän ryktesspridning om du handlar med någon som tvättar pengar eller finansierar terrorism. Dessutom är en effektiv KYC-process också en grundläggande metod för att skydda ditt eget företag från bedrägerier och eventuella förluster. I den här artikeln tittar vi på de fyra viktigaste stegen för att se till att du har en effektiv KYC-process.

1. Identifiera kunden och förstå arten av kundens verksamhet.

För att verifiera och dokumentera kundens identitet måste du samla in personlig information och information om kundens syfte med att använda ditt institut. Detta gäller både nya och befintliga kunder. Mängden och typen av kundinformation som krävs beror på om kunden tillhör en låg- eller högriskgrupp.

Hur du gör detta bör fastställas i en dokumenterad process som tar hänsyn till vilken riskgrupp kunden tillhör.

2. Fastställa en standardprocess för hur du inhämtar, bearbetar och lagrar kundinformation och hur du bedömer riskerna för penningtvätt.

Hur du samlar in och hanterar kundinformation bör dokumenteras. Som en del av denna process bör du upprätta en profil för kundernas beteende och bedöma riskerna för penningtvätt utifrån profilen. Därefter bör du övervaka transaktionerna enligt den riskgrupp som kunden tillhör. Det är särskilt viktigt att uppmärksamma stora kontanttransaktioner.

3. Använd ett GDPR-säkert IT-system för att samla in och lagra information.

Hur utförs en identitetskontroll av kunden? När du behöver verifiera kundens identitet kan du använda digitala lösningar som. Addo Sign, där du kan använda säkra formulär för att få dina kunder att fylla i sina uppgifter. Beroende på den bedömda risken för kunden utförs kontrollen av informationen med antingen förstärkta eller lättnader i förfarandena.

De uppgifter som kunden lämnar måste kontrolleras av en tillförlitlig och oberoende källa. När kunden har angett sitt CVR-nummer kan du till exempel kontrollera informationen mot CVR-registret direkt i Addo Sign, så att du kan kontrollera identiteten redan i detta skede. När det gäller privatkunder ska kundens personnummer verifieras antingen med hjälp av pass, adress eller namn. Vid strängare förfaranden måste kunden vanligtvis infinna sig personligen.

4. Genomföra kontroll av kundens identitet.

Du måste kontrollera kundens identitet vid alla nya kundrelationer och om kundens förhållanden ändras. För högriskkunder kan proceduren upprepas en gång om året, medan du för lågriskkunder kan göra det vart femte år.

Kontakta oss om du behöver hjälp med att digitalisera insamlingen av kundinformation för KYC-processen.

Fördelar och syften med efterlevnad av KYC (och AML)

FÖREBYGGANDE AV BEDRÄGERIER.

En av de viktigaste anledningarna till att företag genomför KYC-screening av sina kunder är för att förhindra bedrägerier. Falska eller stulna identiteter används av bedragare för att utföra sin olagliga verksamhet anonymt. Några av de vanligaste bedrägerierna mot företag är bedrägerier som rör övertagande av konton, penningtvätt, finansiering av terrorism, phishing-bedrägerier osv. KYC- och AML-överensstämmelse hjälper företag med effektiv riskhantering. När risken väl är identifierad hjälper KYC-kontrollen till att säkerställa ett smidigt och grundligt genomförande av bedrägeribekämpningsåtgärder.

EFTERLEVNAD AV LAGSTIFTNINGEN.

KYC och AML är inte begränsade till utvecklade och välmående länder. Globala tillsynsmyndigheter utökar tillämpningsområdet för KYC- och AML-reglerna för att eliminera penningtvätt globalt. De flesta länder har sina egna KYC- och AML-regler och tillsynsmyndigheter som noga övervakar efterlevnaden. Tillsynsmyndigheterna har rätt att ålägga rapporterande enheter höga böter om de inte följer reglerna. Genom att följa KYC- och AML-praxis kan företag undvika sådana påföljder.

SÄKRA KUNDANSKAFFNING OCH KUNDBEVARANDE

Att uppfylla KYC-kraven hjälper företag att utveckla en säker kundbas. Att granska kunderna innan de tas in visar att företaget har åtagit sig att skydda alla intressenters intressen. Genom att genomföra KYC- och AML-screening av kunderna skickar du ett positivt budskap till kunderna om att du skyddar dem mot bedragare. Om du visar att du bryr dig om säkerheten genom synliga säkerhetsprotokoll hjälper du till att behålla kunderna.

TROVÄRDIGHET OCH TILLVÄXT

KYC- och AML-överensstämmelse hjälper organisationer att uppnå trovärdighet och marknadsvärde. Om KYC-reglerna däremot inte följs kommer det att finnas luckor som bedragare kan utnyttja. Vid bristande efterlevnad riskerar företagen inte bara att förlora sina vinster utan i vissa fall även sin kreditvärdighet. KYC-överensstämmelse bidrar till hållbar tillväxt, eftersom KYC-verifiering bidrar till att endast legitima kunder kommer in i verksamheten. Dessutom stannar kunderna länge om företaget erbjuder bra säkerhetsprotokoll.

KYC I REALTID: EN ALLT-I-ETT-LÖSNING

KYC i realtid innebär att kunderna verifieras i realtid via internet. Vid KYC- och AML-screening i realtid verifieras kunderna inom en minut utan behov av fysiska dokumentkontroller. Identitetsverifiering sker med hjälp av ansiktsverifiering, ID-kortverifiering, dokumentverifiering, 2-faktorsautentisering och liknande. AML-screening utförs också i samband med KYC-screening genom att kontrollera slutanvändarinformation med globala bevakningslistor, sanktionslistor och PEP-listor (politiskt utsatta personer) osv. Det hjälper företagen att eliminera en stor risk på kort tid.